Retenção de Documentos do Empregado pelo RH: O que Diz a Lei

O que é a retenção de documentos do empregado?

A retenção de documentos ocorre quando a empresa, por qualquer motivo, mantém em sua posse documentos originais pertencentes ao empregado, como:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Documentos pessoais (RG, CPF, CNH);
• Certificados (ex: diplomas, cursos obrigatórios);
• Título de eleitor;
• Documentos de alistamento militar.

Essa prática, em muitos casos, é ilegal e pode gerar penalidades para a empresa.

O que diz a legislação?

Carteira de Trabalho (CTPS)

A CLT é clara sobre o prazo que a empresa pode ficar com a CTPS:

Art. 29, § 1º da CLT: "A empresa deverá proceder às devidas anotações na CTPS no prazo de 48 horas, devolvendo-a ao empregado."

Portanto, reter a CTPS por mais de 48 horas é ilegal.

Documentos pessoais

Não existe previsão legal que autorize o empregador a reter documentos pessoais do trabalhador.

Código Penal

Art. 149 do Código Penal – Redução à condição análoga à de escravo.

Exemplos práticos

• Exemplo correto: O RH solicita a CTPS e devolve dentro de 48 horas. Situação regular.
• Exemplo incorreto: RH retém a CTPS até o fim do contrato de experiência. Prática ilegal.
• Outro caso irregular: Empresa retém diploma original até o término do contrato. Proibido.

Penalidades para a empresa

A retenção indevida pode gerar:

• Multas administrativas;
• Indenização por danos morais;
• Ações trabalhistas por rescisão indireta.

Exemplo de Jurisprudência: "A retenção da CTPS por prazo superior ao legal caracteriza dano moral, sendo devida a indenização ao trabalhador." (TRT-3 – RO: 0011236-75.2019.5.03.0000)

Boas práticas do RH

• Solicitar apenas cópias dos documentos;
• Respeitar o prazo legal para CTPS;
• Criar protocolos de controle;
• Nunca condicionar devolução ao cumprimento de obrigações contratuais.

Conclusão

A retenção de documentos deve ser tratada com seriedade pelo RH. Adotar procedimentos corretos protege o trabalhador e a empresa de riscos legais.

---

Fonte: Adaptado de conteúdo publicado em maisrecursoshumanos.com/blog.